Karelen-databasen och Katiha

På den här sidan hittar du information om Karelen-databasens mångsidiga källmaterial och registreringsarbetets olika skeden. Sidan innehåller även information om överlåtelsen av databasen till Riksarkivet.

Vad innehåller Karelen-databasen?

Karelen-databasen innehåller personuppgifter ur kyrkoarkiven i det avträdda området från 1600-talet till 1900-talet. För de uppgifter som saknas i databasen redogörs på sidan Material som saknas i Karelen-databasen.

Via det här gränssnittet kan du ta del av sådana personuppgifter i databasen som är äldre än 100 år. Uppgifterna om avlidna personer är minst 50 år gamla och ofta även äldre än så, eftersom församlingarna i det avträdda området upplöstes i slutet av 1940-talet.

Lagstiftningen förbjuder utlämnande via nätet av uppgifter som omfattas av åtkomstbegränsning. Du kan därför ta del av de uppgifter i databasen som omfattas av åtkomstbegränsning, det vill säga som är yngre än 100 år, via gränssnittet Katiha Windows på Riksarkivets verksamhetsställen. För att få ta del av dessa uppgifter ska du ansöka om åtkomsträtt. Du kan göra det vid ankomst till forskarsalen på verksamhetsstället.

Serviceavbrott

Det vanliga underhållsavbrottet för tjänsten är den första torsdagen i varje månad från kl. 9 till 12. Eventuella ytterligare underhållsavbrott meddelas i Riksarkivets media minst en vecka innan avbrottet.

Faser i Karelen-databasen från 1980-talet till nutid

Arbetet med att registrera befolkningsregistren i det avträdda Karelen påbörjades 1989 av tre medarbetare. Arbetet blev möjligt tack vare direktören för S:t Michels landsarkiv, Raimo Viikki, som redan i början av 1980-talet lagt fram planer för Karelen-databasen, och tack vare att samarbetspartnerna var villiga att testa idén. Historiska institutionen vid Jyväskylä universitet experimenterade med tillämpningen av svenska Demografiska Databasen i Finland. Resultaten var så lovande att man beslutade att inrätta Karelens databasstiftelse som stöd för arbetet.

I augusti 1989 undertecknade därför representanter för 18 olika samfund stadgarna för Karelens databasstiftelse. I efterhand kan man konstatera att man redan för flera årtionden sedan insåg att data i databasformat skulle medföra helt nya möjligheter för forskning och möjliggöra användningen av metoder som utvecklas snabbt.

Källmaterialets mångfald

Kyrkboksuppgifterna för perioden 1700–1950 från det avträdda området som ingår i Karelen-databasens källmaterial har under årens lopp bevarats i många olika former och med olika registreringar.

I början av databasprojektet hämtades uppgifterna ur de ursprungliga kyrkböckerna, men redan under 1990-talet övergick man till att använda mikrofilmskort. Det har också funnits papperslistor som källmaterial. Efter millennieskiftet fick databasprojektet tillgång till vissa ortodoxa församlingars kyrkboksuppgifter på cd-rom-skivor, varifrån uppgifterna först skrevs ut på papper och därefter registrerades i databasen.

Det digitala arkivet, som upprätthålls av Riksarkivet, utgjorde den huvudsakliga informationskällan för registreringsarbetet under 2010-talet. Innehåll som fotograferats från kyrkbokssidorna med digitalkamera har även använts som källmaterial.

Databasens registreringsarbete

Under registreringsarbetets planerings- och programmeringsfaser försvårades arbetet ytterligare av att kyrkböckernas datainnehåll har ökat med tiden. Också sätten att anteckna uppgifter har visat sig vara olika, ibland har förkortningar använts för bland annat namn och yrken. I kyrkböckerna finns även olika koder för till exempel läs- och skrivkunnighet samt färdighetsanteckningar i kristendomslära. Med hänvisning till källtrogenhet beslöt man att registrera uppgifterna i databasen på det språk som de angetts i källan, med undantag av de ortodoxa ryskspråkiga kyrkböckerna som man vid registreringen beslutade översätta till finska.

Under registreringsarbetet har förmågan att förstå och läsa gamla handstilar och gammal svenska eller ryska visat sig vara de viktigaste egenskaperna. Kunskaper i användningen av registreringsprogrammet och tolkningen av källmaterial har också varit avgörande för en källtrogen tolkning och registrering av kyrkböckernas olika strukturer, innehåll och anteckningar.

Sammanlagt har över 600 personer registrerat kyrkboksuppgifter i Karelen-databasen under 30 år. Som mest arbetade över 30 personer per år med registreringsarbetet 2005–2010. Antalet registrerade poster uppgick då till cirka 700 000 per år. Totalt har över 11 miljoner poster redan registrerats i databasen, men bara uppgifter äldre än 100 år kan hämtas via Karelen-databasens sökprogram på internet. Informationens offentlighet begränsas av både nationella och internationella dataskyddsregler.

Utveckling av databasens gränssnitt

Namnet på databasens sökmotor, Katiha, fastställdes redan 2004 då det första egentliga användargränssnittet för det registrerade materialet utvecklades. Det var ett Windows-baserat program som krävde att både programmet och databasmaterialet installerades på datorns hårddisk.

2008 programmerades den första webbversionen av Katiha. Webbversionen av Karelen-databasens användargränssnitt gjorde det mycket lättare att genomföra programuppdateringar, eftersom det inte längre var nödvändigt att installera en ny program- eller databasuppdatering separat på varje dator.

Webbversionen av Katiha-gränssnittet förnyades 2013. Den här programversionen kallas Katiha2 och den fick bra feedback från släktforskarna tack vare dess tydlighet och användarvänlighet, och eftersom den påminde om Katihas Windows-version. Det var lätt för arkivets kunder att fortsätta sin släktforskning hemma med hjälp av Katiha2, eftersom användargränssnittet var nästan identiskt med Katiha-programmet på datorerna i forskarsalen.

Katiha2 fick snart en annan webbapplikation vid sin sida när det nya användargränssnittet Katiha.mamk utvecklades vid S:t Michels yrkeshögskola 2014. Våren 2018 ändrades namnet till Katiha.xamk och samtidigt utökades versionen med de egenskaper från Katiha2 som forskarna önskade.

Överlämnande av Karelen-databasen till Riksarkivet

Under förvaltning av Karelens databasstiftelse byggdes databasen långsiktigt upp med projekt som finansierades av arbetskraftsbyrån, undervisnings- och kulturministeriet samt flera karelska organisationer. I slutskedet beslutade man att registrerings- och utvecklingsarbetet ska skötas av Sydöstra Finlands yrkeshögskola för tre år fr.o.m. 1.1.2017. När databasprojektet avslutades i slutet av 2019 överlämnade Karelens databasstiftelse databasen i enlighet med en tidigare uppgjord plan till Riksarkivet för upprätthållande. Samtidigt beslöt Karelens databasstiftelse att enligt planerna lägga ned sin verksamhet. Dock kommer registreringsarbetet att fortsätta även efter detta, eftersom projektets anställda har ansökt om och fått fortsatt finansiering för sitt registreringsarbete. Användargränssnittet Katiha som Riksarkivet förnyat och uppdaterat publicerades för allmänt bruk i april 2022. I fortsättningen lagrar och publicerar Riksarkivet databasens offentliga data, men uppdaterar inte och rättar inte regelbundet till fel i datan.

Registreringen av de handskrivna texterna i Karelen-databasen har krävt mycket manuellt arbete och mänsklig expertis, och har därmed varit tidsödande och kostsamt. Att ändra dokument till ett annat format har också varit en tolkningsprocess, där tolken oundvikligen har påverkat resultatet i varje skede. Därför är det värt att läsa också originaldokumenten som finns i till exempel Riksarkivets digitala tjänster när man använder Karelen-databasen.

Man måste dock komma ihåg att församlingarnas register endast utgör en del av de bevarade dokumenten från det avträdda Karelen. Ytterligare material finns till exempel i privata arkiv och olika föreningars arkiv.

I det stora hela är Karelen-databasen en viktig och omfattande forskningsdatabas, för vilken vi får tacka både Karelens databasstiftelse för dess långvariga arbete och de otaliga personer som deltagit i registreringsarbetet. Ett bevis på databasens betydelse är dess höga användningsgrad: 2019 besöktes webbplatsen mer än 180 000 gånger och enskilda sidobesök uppgick till över 2 600 000. Om antalet användare ligger kvar på samma nivå kommer Karelen-databasen att bli Riksarkivets mest använda forskningsdatabas.

Författare

Satu Soivanen, projektexpert, S:t Michel,
uppdaterad av Jan-Erik Engren, forskare, Riksarkivet

Källor

Användargränssnittets huvudbild: Landskap från Ladoga i landskommunen Sordavala 1938. Museiverkets historiska bildsamling, Pietinens samling (HK19670603:32651), CC BY 4.0.